Beste documentbeheersoftware
1. Templafy
2. M-bestanden
3. Docuware
4. MasterControl Documentbeheer
5. XaitPorter
Lees verder voor onze gedetailleerde analyse van elk systeem
In dit tijdperk van Green IT en de General Data Protection Regulation (GDPR) van de EU gaan veel organisaties papierloos. Om te helpen is er een overvloed aan documentbeheersystemen (DMS) die niet alleen verspilling kunnen verminderen, maar ook bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen.
Tijd en geld uitgeven aan het afdrukken en opslaan van papieren documenten wordt in toenemende mate gezien als een slecht idee. Niet alleen bestaat het risico dat fysieke kopieën kwijtraken en beschadigd raken, maar u bent ook verantwoordelijk voor het archiveren van deze kopieën. En ze zullen snel opstapelen rond uw kantoor.
Door bewegende dingen te implementeren in een documentbeheersysteem (DMS) in uw activiteiten, maakt u tijd vrij voor andere vitale delen van uw bedrijf. U bent ook veel veiliger wetende dat al uw kostbare documenten en bestanden via software worden opgeslagen en georganiseerd, in plaats van dat ze zich in een opslagruimte bevinden.
Deze systemen bestaan al een paar jaar, maar worden steeds betaalbaarder en geavanceerder. Hier is een selectie van zes van de beste aanbiedingen die momenteel beschikbaar zijn, rekening houdend met prijs, functies, professionele beoordelingen en gebruikerservaringen.
- We hebben ook de beste videoconferentiesoftware afgerond
Templafy maakt het eenvoudig om meerdere kantoorpakketten te gebruiken voor merkcontent, maar het kan prijzig zijn
1. Templafy
Een alles-in-één oplossing voor documentbeheer
platforms: Web, desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, bewerking, feedback, samenwerking | Cloud-based: Ja | integraties: MS Office | Gratis proefversie: Ja
Eenvoudig te gebruiken interface Mobiele apps Verborgen prijzen
Templafy is een van de beste tools voor documentbeheer die er zijn. Het systeem is bedoeld om essentiële kantoorsuites en -oplossingen die dagelijks door bedrijven worden gebruikt, te integreren.
Als er iets is dat frustrerend kan zijn, moet het merkdocumenten maken met behulp van verschillende software. Dit kan tijdrovend en gefragmenteerd worden, maar Templafy kan helpen. Hiermee kunt u een reeks bestanden binnen het systeem maken en deze vanuit één feed beheren.
De software is compatibel met een reeks apparaten en maakt gebruik van de cloud om u toegang te geven tot al uw documenten op computers, tablets en smartphones. Er zijn ook automatische nalevingscontroles en u kunt werknemers ook gemakkelijk feedback geven.
Contact is vereist voor een prijsopgave en het is niet verrassend dat de exacte kosten afhankelijk zijn van het aantal gekozen gebruikers, functies en add-ons.
- Meld je hier aan voor Templafy
M-Files kan de meeste documenten beheren en dubbel werk voorkomen
2. M-bestanden
Document software die duplicatie detecteert
platforms: Web, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, bewerking, duplicatieanalyse | Cloud-based: Ja | integraties: MS Office, Salesforce CRM | Gratis proefversie: 30 dagen
Handige integraties Mobiele apps Kan te beperkt zijn
Als het gaat om documentbeheer, probeert M-Files de interne workflows te verbeteren en ervoor te zorgen dat belangrijke informatie te allen tijde veilig wordt bewaard. Tot de klanten behoren veel grote bedrijven zoals Comcast en Yokohama.
Er is een enkele kluis voor een overvloed aan bestanden en u kunt ze gemakkelijk vinden op klant, project, datum, status of andere criteria. De software is erop gericht om duplicatie te voorkomen – het komt vrij vaak voor dat u twee exemplaren van hetzelfde rapport krijgt, of mogelijk nog meer. M-Files zal u waarschuwen als een document twee keer is opgeslagen door het analyseren van namen en projectgegevens. Je krijgt ook enkele geweldige integraties, waaronder Microsoft Office en Salesforce CRM.
Er is een gratis proefversie beschikbaar, maar de prijs is niet bepaald op de site, dus u moet contact opnemen voor een prijsopgave.
- Meld u hier aan voor M-bestanden
Docuware biedt een innovatieve cloudgebaseerde aanpak die volledig schaalbaar is
3. Docuware
Documentorganisatie wordt verplaatst naar de cloud
platforms: Desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, cloudopslag, factuurverwerking | Cloud-based: Ja | integraties: 500+ inclusief Outlook, Oracle en SharePoint | Gratis proefversie: Nee
Omvat het volledige scala aan documenttakenWijzigende opslagMobielondersteuningVerborgen prijzen
Docuware kiest voor een cloudbenadering van documentbeheer. Het integreert cloudopslag en kantoorautomatisering om een digitale werkplek te creëren. Deze papierloze benadering van het volledige spectrum van kantoortaken is een ander voorbeeld van de digitale transformatie die tegenwoordig vele processen stuurt.
Docuware biedt services om een ’cloud workflow’ te creëren als het gaat om documenten. Hiermee kunnen services zo klein als kleinschalig worden aangeschaft en vervolgens worden scenario’s voor gebruik in de use-case gemaakt en wordt de betrouwbaarheid gegarandeerd, de service kan worden opgeschaald voor een grotere implementatie.
Mobiele apps die in deze workflow kunnen worden geïntegreerd, worden ook aangeboden, waardoor het gemakkelijker wordt om bonnen te scannen terwijl u onderweg bent, facturen goed te keuren voor snelle betaling en formulieren direct op het apparaat te ondertekenen.
Hoewel Docuware een demo aanbiedt, is er geen gratis proefversie en zijn de prijzen, die natuurlijk afhankelijk zijn van de gekozen services, anders verborgen en moet de potentiële koper contact opnemen voor een offerte op maat.
- Meld u hier aan voor Docuware
MasterControl Document Control wordt vertrouwd door regelgevende instanties over de hele wereld
4. MasterControl Documentbeheer
DMS richtte zich op compliance
platforms: Desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, samenwerking, bewerking | Cloud-based: Ja | integraties: Nee | Gratis proefversie: Nee
Mobiel geoptimaliseerdOndersteuning door toezichthoudersGehouden van integratiesOpvallende prijsstelling
Binnen grote organisaties zijn er vaak processen en voorschriften om ervoor te zorgen dat documenten voldoen en de richtlijnen van het bedrijf volgen. Maar als je een heleboel bestanden hebt, kan het moeilijk zijn om dergelijke regels te volgen.
MasterControl, dat wordt gebruikt door enkele van ’s werelds grootste regelgevende instanties, is documentbeheersoftware die complexe voorschriften en normen over de hele wereld behandelt. Het heeft tot doel de nalevingskosten te verlagen en de interne efficiëntie te verhogen.
Het systeem automatiseert de routing, levering, escalatie en goedkeuring van vitale documenten volledig. Het bevat ook een gecentraliseerd, beveiligd archief waarin u zakelijke bestanden kunt opslaan en zoeken.
Er is geen indicatie voor een gratis proefversie en voor de prijsbepaling moet contact worden opgenomen met het bedrijf voor een prijsopgave.
- Meld u hier aan voor MasterControl Document Control
XaitPorter biedt flexibiliteit en samenwerking voor documenten in verschillende indelingen
5. XaitPorter
Cloud-gebaseerde samenwerking op zijn best
platforms: Desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, samenwerking, bewerking | Cloud-based: Ja | integraties: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Gratis proefversie: Demo alleen beschikbaar
Volledig cloud-geoptimaliseerdSlimme samenwerkingsfunctiesOpvullend formulierenbeheerOpvallende prijs
Als u op zoek bent naar een cloudoplossing voor het maken van documenten, moet u zeker XaitPorter raadplegen.
Het mooie van dit systeem is dat het extreem flexibel is. U kunt tegelijkertijd met collega’s samenwerken en samenwerken aan documenten, en u kunt gemakkelijk feedback met elkaar delen. Het beheert ook alle aspecten van de workflow, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over opmaak, nummering en lay-out.
XaitPorter heeft ook enkele handige trucs voor de integraties. De software kan werken met Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office en Dynamics, SharePoint, OpenText en Dropbox. En het wordt momenteel gebruikt door zo’n 45.000 bedrijven over de hele wereld.
Hoewel er een demo beschikbaar is, is er geen gratis proefversie en de prijsstelling vereist dat u contact opneemt voor een offerte.
- Meld u hier aan voor XaitPorter
Dokmee biedt cloud-, desktop- en mobiele DMS, maar misschien bent u het best af met een abonnement voor meerdere gebruikers
6. Dokmee
Veilige software voor het beheren van zakelijke documenten
platforms: Desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, opslag | Cloud-based: Ja | integraties: Alleen met Pro-versie | Gratis proefversie: 30 dagen
Automatiseringsfuncties Focus op beveiliging Betere producten kunnen duur worden
Dokmee stelt efficiëntie en beveiliging op de eerste plaats door een aantal documentenbeheeraanbiedingen aan te bieden waaruit u kunt kiezen. Het instapniveau Dokmee Desktop is slechts voor één gebruiker ($ 249, £ 196), maar bevat de meeste kernindex- en zoekfuncties, plus organisatie- en deelfuncties en de meeste bewerkingsfunctionaliteit (behalve voor versiebeheer).
Als u gebruik wilt maken van alle functies, inclusief de belangrijke beveiligingsmogelijkheden, moet u overstappen naar Dokmee Professional, waarmee ook meerdere gebruikers kunnen werken – en een reeks integraties zoals Microsoft Office-invoegtoepassingen (voor Word, Excel en Outlook).
Er is ook een goed-voorziene cloudversie van de DMS, hoewel u contact moet opnemen met de leverancier voor prijzen voor dit en het Professional-pakket. Een extra zegen is een gratis mobiele app die beschikbaar is voor iOS- en Android-apparaten.
- Meld u hier aan voor Dokmee Document Management
