Smartsheet is een krachtige web-app die de spreadsheet opnieuw uitvindt om hem een breed scala aan extra functies te geven die hem ongelooflijk flexibel maakt.
Het is in feite een database die is opgezet als een spreadsheet, dus terwijl u uw basiskolommen en -rijen voor gegevenswaarden hebt, kunt u er veel verschillende parameters aan toevoegen, vervolgkeuzelijsten toevoegen, symbolen toevoegen en zelfs afbeeldingen invoegen.
U kunt gegevens ook op verschillende manieren weergeven, niet in het minst door Gantt of kalenderweergave, en er is een dashboard waar u aanvullende informatie kunt insluiten.
Het is in feite bedoeld om veel meer te doen dan normale spreadsheets, met als doel functies te dekken die normaal worden gevonden in projectbeheertoepassingen.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Opzetten
Aanmelden had eenvoudig moeten zijn, maar bij registratie weigerde het mijn Gmail-account te accepteren. Na een paar mislukte pogingen voerde ik mijn zakelijke e-mailadres in, dat vervolgens een nieuw registratiescherm in gang zette met een optie om in te loggen met mijn Google-account. Gebrek aan samen denken – geen goed begin.
Eenmaal in het beheerdersdashboard is er een videozelfstudie om functies te introduceren, maar het snelt door alles heen en het is moeilijk om alles in te nemen. Verwacht veel te moeten pauzeren en opnieuw te spelen, omdat met veel kracht een even grote leercurve komt om ervoor te zorgen dat je begrijp de functionaliteit die u moet gebruiken.
Het starten van een basisspreadsheet is eenvoudig genoeg – er zijn verschillende sjablonen beschikbaar op basis van waarop u zich het meest moet concentreren. Deze omvatten Raster, Takenlijst of Project, die in principe allemaal het vertrouwde spreadsheetformaat zijn, behalve dat Project ook een kalender integreert na de eerste paar rijen. Deze sjablonen worden geleverd met basiskoppen die u naar wens kunt bewaren, bewerken of toevoegen.
Een ander sjabloon, Kaarten, biedt een set kolommen die u gemakkelijk kunt verslepen en neerzetten. Op die manier doet het misschien een beetje denken aan Trello, maar het zijn nog steeds heel veel celgebaseerde spreadsheets, gewoon ingesteld om anders te worden weergegeven.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Gegevens beheren
Natuurlijk is er niets intimiderends dan een leeg vel. Hoewel er een voor de hand liggende optie is om helemaal opnieuw te beginnen, is er een importoptie beschikbaar. Hiermee kunnen gegevens van andere spreadsheetformaten in het spel worden gebracht vanuit Microsoft Excel of Project, samen met Google Sheets of Trello.
Ik testte dit door mijn read-list feed van GoodReads te importeren, en ontdekte dat hoewel de gegevens prima waren geïmporteerd, er enkele kleine opmaakproblemen waren die snel werden opgelost met behulp van de opdracht vervangen.
Een van de grote voordelen van Smartsheet is het kunnen toevoegen van extra informatie aan uw normale spreadsheetformaat, zoals het invoegen van afbeeldingen of opmerkingen. Als u dit doet, verschijnt een klein pictogram in de relevante kolom, wat in feite een hyperlink naar het betreffende bestand is.
Aan de ene kant is het gebruik van pictogrammen een handige manier om te zien dat informatie is toegevoegd. Aan de andere kant kun je echter niet zien wat er is toegevoegd zonder door de cellen te navigeren. Een muisaanwijzer bevestigt eenvoudig dat er iets is toegevoegd, maar het zou beter zijn als het daadwerkelijk onthulde wat er is.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Bovendien is er geen livestream om te laten zien welke wijzigingen worden aangebracht in een bestand dat andere bijdragers gemakkelijk kunnen zien. Hoewel Smartsheet verondersteld wordt wijzigingen in een bestand te markeren ten behoeve van andere gebruikers wanneer ze zich de volgende keer aanmelden, omdat we allemaal weten dat het eenvoudig is om in te loggen om iets te starten, alleen om weggebeld te worden voor iets anders en moeten terugkomen en inloggen nog een keer.
Zelfs een enkele gebruiker wil misschien een activiteitenstroom hebben waarin taken worden uitgevoerd, in plaats van afzonderlijke cellen in een spreadsheet te moeten controleren om te bevestigen wat ze wel of niet hebben voltooid.
Beide problemen werken de gebruikersefficiëntie tegen, wat echt een kerncomponent in software als deze zou moeten zijn.
Het is ook belangrijk op te merken dat hoewel u gegevens uit Smartsheet kunt exporteren naar Excel, PDF of Google Spreadsheets, het alleen de kernspreadsheetgegevens zijn die worden geëxporteerd, en dat aanvullende gegevens die uniek zijn voor Smartsheet verloren kunnen gaan.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Makkelijk te gebruiken
Als u de weg kent in spreadsheets, zou het niet zo moeilijk moeten zijn om de basisbeginselen van het gebruik van Smartsheet te vinden. Waar je even aan moet wennen zijn alle extra toeters en bellen die je niet kent en die je misschien niet weet.
Er zijn veel hulpprompts geactiveerd door door verschillende opties te klikken, en er is een leerbibliotheek beschikbaar om te helpen met training van de gebruiker – met het voorbehoud dat de video’s door functies snellen in plaats van ze te introduceren, dus verwacht veel dat je moet pauzeren en afspelen , wat misschien niet zo goed gaat in groepstraining.
Hoewel het moet worden onderstreept dat dit een krachtig stuk software is dat zoveel meer kan doen dan Excel, heeft het zijn eigen logica die ook frustrerend kan zijn.
Toen ik bijvoorbeeld begon met het invoeren van werkgerelateerde gegevens, ontdekte ik al snel dat standaardinstellingen zondag of nationale feestdagen uitsluiten. Dit betekende dat taken die op een zaterdag waren begonnen en waarvan werd verwacht dat ze twee dagen zouden duren, feitelijk als drie in de kalenderweergave werden getoond.
Het zou beter zijn als beheerders hun eigen conditionals kunnen toevoegen wanneer dat nodig is, in plaats van terug te moeten blijven gaan om standaardwaarden te wijzigen die niet vereist zijn.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Andere eigenaardigheden zijn dat toen ik mijn GoodReads-gegevens importeerde en een kalenderweergave instelde, alle boeken niet op titel, maar op ID-code werden weergegeven. Ik kon niets vinden in de normale kopcommando’s om dit te corrigeren en ontdekte toen dat er eigenlijk rechtsboven een instellingenpictogram stond – maar je raadt het al, er was geen manier om in te stellen welke kolom in de kalenderweergave moet worden weergegeven.
Ik heb eindelijk ontdekt hoe ik het kan veranderen – maar in plaats van de boektitelkolom gewoon als de primaire kolom aan te wijzen, moest ik een nieuwe kolom maken en gegevens uit de primaire kolom erin kopiëren en vervolgens gegevens uit de Titel-kolom naar de primaire – terwijl u de drie kolommen hernoemt omdat u geen dubbele namen kunt hebben. Nogmaals, het is weer een voorbeeld van hoe de standaardconfiguraties van de software meer problemen kunnen veroorzaken dan ze oplossen.
Dat negatieve terzijde, de verschillende sjabloonformaten – en de mogelijkheid om ertussen te schakelen – maakt het heel gemakkelijk om gegevens te beheren. Met mijn geïmporteerde GoodReads-beoordelingen bijvoorbeeld, maakte de agendaweergave snel duidelijk dat GoodReads een lading van mijn beoordelingen naar dezelfde datum had gebundeld, wat verkeerd was.
De oplossing was zo eenvoudig als het slepen en neerzetten van gegevens naar nieuwe datums, waardoor de cellen in mijn spreadsheet automatisch werden bijgewerkt. Er is echter geen dashboard beschikbaar gesteld met mijn import zoals verwacht, wat betekende dat er geen manier was om op basis daarvan rapporten te configureren.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Zelfs nog, er zijn een aantal echt geweldige functies aan Smartsheet, een opvallende is de mogelijkheid om formulieren te gebruiken om gegevens te verzenden. Deze formulieren kunnen door iedereen worden ingevuld, zoals derden die geen deel uitmaken van uw team of zelfs Smartsheet gebruiken. Wanneer het formulier wordt verzonden, wordt de informatie automatisch in een blad ingevoerd, zoals voor een workflow, een verzoekrapport of een metriekstabel. Dit kan vervolgens worden beheerd via een managementstatusdashboard.
Het dashboard zelf is normaal aanpasbaar, met de mogelijkheid om aanvullende informatie eronder in te sluiten, zoals afbeeldingen, video’s, formulieren, enz. Deze kan vervolgens worden gedeeld met de genoemde belanghebbenden. En de kern van de software is de mogelijkheid om gegevens te beheren en bij te houden, om informatie op het juiste moment bij de juiste mensen te krijgen.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Zakelijke applicaties
Smartsheet evolueert spreadsheets naar nieuwe en interessante plaatsen, en als het alleen in dat opzicht wordt bekeken, is het een duidelijke marktleider. Maar het verkoopt zichzelf ook onder andere als een projectmanagementtoepassing, en dit is waar dingen een beetje minder gunstig worden. Andere projectbeheertools hebben een gebruiksvriendelijkere interface en aantoonbaar meer gespecialiseerde functionaliteit.
Wat Smartsheet wel heeft, is een duidelijke en overzichtelijke manier om gegevens te presenteren die voor elke spreadsheetgebruiker bekend zijn. Maar zelfs dan is het belangrijk om te onthouden dat hoewel Smartsheet misschien meer opties biedt dan Microsoft Excel en Project, het andere functies biedt en dat sommige gebruikers hiervan kan verstoren. Beperkingen zijn onder meer het feit dat u, hoewel u meerdere bladen kunt maken, geen werkmappen met tabbladen kunt maken.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Terugkerend naar voordelen, zijn er extra functies gericht op het automatiseren van processen en het bouwen van workflows waardoor het dichter bij projectbeheer komt. Maar het zal enige training vergen om personeel op een niveau te krijgen waar zij tussenliggende en geavanceerde opties zoals deze kunnen gebruiken.
Afgezien daarvan is het gemakkelijk om te zien hoe Smartsheet zou kunnen worden verkocht als een vervanging of – beter nog – een upgrade van Excel of een ander spreadsheetprogramma. Dat is de gemakkelijke overwinning.
De moeilijkere verkoop is de Smartsheet-prijsstelling. Er zijn twee hoofdlagen, waarvan de eerste een prijs heeft van $ 14 (£ 10,83) per maand, waarmee medewerkers bladen gratis kunnen bekijken, bewerken en beheren.
Het tweede niveau was bedoeld voor bedrijven met meer dan drie gelicentieerde gebruikers en rekent $ 25 (£ 19) per gebruiker per maand, maar alleen als dit jaarlijks wordt gefactureerd. Dit maakt Smartsheet een stuk duurder dan concurrerende spreadsheetprogramma’s, terwijl het aan de duurdere kant van projectbeheersoftware staat.
(Afbeelding tegoed: Smartsheet)
Eindoordeel
Smartsheet doet het heel goed en kan met vertrouwen elke bestaande spreadsheetoplossing vervangen, terwijl het veel meer waarde toevoegt in termen van hoeveel en wat het kan doen. Maar hoewel het veel kan doen voor gegevens, doet het misschien niet veel voor gebruikers. Van eigenzinnige configuraties en de basisgebruikersinterface, Smartsheet wordt geleverd met inefficiënties die inherent zijn aan het systeem, die in plaats van de productiviteit te verhogen, het uiteindelijk zouden kunnen vertragen.
Bovendien, hoewel er de mogelijkheid is om samen te werken, vermoed ik dat de meeste managers achterblijven met het grootste deel van de gegevensinvoer, dus het risico is dat het in eerste instantie lijkt toe te voegen aan een werklast. Dit kan echter worden gecompenseerd door het feit dat een enkele oplossing wordt gebruikt om alle gegevens en beheerstaken uit te voeren, in plaats van meerdere pakketten te gebruiken.
De prijzen lijken ook niet concurrerend, vooral met een aantal slimme projectbeheeroplossingen die er zijn, zoals Trello, Zoho Projects, Monday.com en Wrike. Smartsheet kan niet altijd concurreren met sommige hiervan, met name op het gebied van gebruikerservaring, maar is geprijsd in het hogere segment van de markt.
Toch biedt Smartsheet een zeer reële oplossing voor bedrijven die waarde hechten aan hun gegevens en die verder willen gaan dan het standaard spreadsheetformaat en hun gegevens meer willen laten doen.
Over het algemeen zal Smartsheet waarschijnlijk de meeste zakelijke gebruikers aanspreken, niet in de laatste plaats vanwege de aanvankelijke bekendheid, maar ook vanwege het feit dat gegevensgebruik en workflows een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering zijn. Gebruikers van kleine bedrijven geven de voorkeur aan een alternatief dat minder afhankelijk is van koude logica en een warmere gebruikersinterface heeft.
